اغلب، فروشنده هایی از نرم افزار CRM استفاده می کنند که در سفر هستند. قبل از این که آن ها زمانی را به آماده شدن برای جلسه های روزهای بعدی اختصاص دهند، ممکن است نصف روزشان را صرف رفتن به نزد مشتری احتمالی کنند و بقیه روز را در جلسه بگذارند. به دلیل مشغله کاری، آن ها اغلب برای ثبت کارهای انجام شده در نرم افزار CRM زمان کافی ندارند زیرا همیشه در این فکر هستند که کار بعدی که باید انجام دهند، چیست.

به نظر بدیهی می آید ولی یکی از روش هایی که از طریق آن می توان این مشکل را دور زد، این است که مطمئن باشید وارد کردن گزارش های جلسه های کاری در سیستم CRM، یکی از بخش های برنامه ریزی شده برای برنامه روتین تیم است.

شرکتی که من قبلاً در آن کار می کردم، قانونی داشت که باید گزارش جلسه ها را ظرف مدت ۴۸ ساعت باید تایپ می کردیم، در نرم افزار CRM ثبت می کردیم و سپس آن را به مدیریت مرتبط با آن ایمیل می کردیم.

انجام دادن این کارها اصلاً سخت نیست، تنها بخش سخت آن عادت کردن به این سیستم است که به نسبت سریع اتفاق می افتد.

یکی دیگر از روش ها برای انجام این کار، استفاده از «قانون کمربند ایمنی» است؛ اگر در طول جلسه برای به روز رسانی گزارش ها یا جزئیات مرتبط زمان کافی ندارید، مطمئن شوید که این کار را قبل از آن که کمربند ایمنی خود را ببندید و شروع به رانندگی کنید، انجام دهید.

سیستم CRM باید به طور مداوم به روزرسانی شود تا اطمینان کافی حاصل کند که کاربرها بهترین تجربه را از این سیستم به دست می آورند. این کار به اندازه وارد کردن اطلاعات، بسیارمفید است.

به نرم افزار CRM خود مثل ماشین فکر کنید. آیا شما در موتور بنزینی ماشین، گازوئیل می ریزید؟ همین موضوع برای داده ها نیز صدق می کند. کیفیت پایین داده ها می تواند سیستم CRM شما را به نابودی بکشاند.

یکی از روش هایی که از طریق آن می توانید مطمئن شوید که نرم افزار CRM شما تا حد ممکن خوب کار می کند، این است که آن را هر از گاهی به طور کامل پاکسازی کنید. یکی از کارفرماهای قبلی من، انترن بازاریابی را استخدام کرده بود که هر از گاهی سیستم را پاکسازی کند و مطمئن شود که داده ها هنوز دقیق هستند. داده هایی که شامل آدرس ایمیل ها و عنوان شغل کارمندان و حتی کارمندانی که هنوز در آن شرکت کار می کردند، می شد.

اگر زمانی در جایگاه شغلی بودید که شرکت تان در یک سیستم جدید CRM سرمایه گذاری کرده بود، بدون شک روزهایی را به یاد می آورید که آموزش آن را تجربه کردید؛ در آن زمان بهترین دستور العمل های تمرینی به شما ارائه شد و از این که دیگر نیاز نبود تا مدیریت فنی سیستم را به عهده بگیرید، هیجان زده بودید.

در آن زمان شما برای شروع استفاده از این نرم افزار در جایگاه بسیار خوبی قرار داشتید زیرا اطلاعات خوبی درمورد استفاده بهینه از این سیستم به شما ارائه شده بود.

بعد از یک سال جذابیت این سیستم از بین می رود. کارمندان قدیمی کم کم از شرکت می روند و متوجه می شوید که کارمندان جدید از آموز ش هایی که شما دیده اید، بهره ای نبرده اند و احتمالاً به اندازه شما سیستم CRM را سیستمی عالی نمی بینند. احتمالاً آن ها حتی نمی فهمند که این سیستم چقدر اهمیت دارد و همین طور که زمان می گذرد این چرخه، وضعیت بدتری پیدا می کند.

یکی از روش های خوب برای مقابله با این مشکل، ایجاد قهرمان CRM است. فردی که سیستم را به اندازه مادرش دوست داشته باشد و در نتیجه اگر با آن بدرفتاری شود، از آن دفاع کند.

قهرمان CRM باید مطمئن شود که سیستم به بهترین شکل ممکن کار می کند. آن ها به تازه واردها آموزش می دهند و فرد متخصصی وجود دارد که هر زمان که کارمندی سوالی داشته باشد می توانند از او بپرسند. همچنین به آن ها زمان بدهید تا سیستم را به طور کامل بررسی کنند و احتمالاً غافلگیر می شوید زیرا ویژگی هایی را پیدا می کنید که درحال حاضر از آن استفاده نمی کنید ولی می توانند در آینده به شما کمک کنند.

برای مطالعه ی ادامه ی متن به اشتباه در CRM در بلاگ پارمیسافت مراجعه کنید.

خدمات مشتری

صرفه جویی در زمان و کار

تاریخچه و چگونگی تکامل نرم افزار CRM به دهه ۱۹۸۰ بر می گردد و تکامل آن با پیدایش بازاریابی داده ای آغاز شد. شرکت ها در آن زمان می توانستند از طریق تجزیه و تحلیل داده، باگروهی از مشتریان ارتباطات شخصی برقرار کنند. سیستم های CRM در دهه ۸۰ نامنظم بودند، کار با آن ها دشوار و به روزرسانی شان سخت بود. با این حال، سیستم های امروزی چندان به سیستم های آن زمان بی شباهت نیستد.

در دهه ۹۰ CRM برای هر دو طرف، یعنی هم شرکت ها و هم مشتریان منفعت داشت. با پیدایش برنامه هایی مانند ایرمایلز(که طرح هایی برای پاداش مشتریان وفادار بودند) یا جمع آوری اطلاعات مشتری در ازای خدمات مجانی، این سیستم ها برای هر دو طرف به شرایطی دوسر برد تبدیل شدند و تکامل صنعت CRM دائماً در حال پیشرفت بود.

پیدایش باگ کامپیوتری سال ۲۰۰۰، انفجار حباب دات کام و بازار CRM همگی با هم عقب کشیدند. از آنجایی که CRM خیلی زیاد و خیلی زود عرضه شد، نقش آفرینان زیادی وارد صنعت اجاره نرم افراز شدند و طبق گزارشات این صنعت سود خیلی زیادی را از دست داد. وقتی شرکت ها دیگر پولی برای فناوری دات کام نمی دادند، نرم افزار ابری از همه بیشتر صدمه دید و اثر غیر مستقیم صورت گرفت.

سیستم های CRM امروزه تکامل یافته اند، اغلب به عنوان نرم افزار CRM رایگان ارائه می شوند و در سیستم ابری قرار دارند.